????当天的安排
由读书会的总干事来接待讲师。
若为二十人以上的聚会, 至少要有两人负责接待, 零钱、收据、名册和名牌都是必需品, 因此要事先预备好。至于名牌的规格则要配合名片大小, 以便放入名片。此外, 还要准备与名片大小一样的卡纸(以供忘了带名片的人或名片不够时代用), 以及签字笔。
讲师用的杯子、黑板、麦克风、录放影机、手巾等等也不可遗漏。
????演讲时
无论总干事、司仪或与会者都应用心听讲。
????演讲结束后
给讲师的酬谢要用新钞。
装在信封中, 在讲师离去之际递交, 若有必要用到收据, 也应由主办单位准备, 交由讲师签名即可。出租车要事先叫妥, 此外, 总干事一定全程陪着讲师。
????事后
要尽快寄出感谢函, 若能告知与会者的反应, 讲师会更高兴。
感谢函的寄出是很要紧的, 因为讲师对读书会印象的好坏, 全看主办单位事后的应对态度。
????干事的工作分配
以上各事项若想顺利完成, 各干事和帮忙者的任务分配一定要明确, 并且要能够确实执行。
接待、零钱的准备、名册制作、摄录影、照相机(相片随感谢函寄上) 等工作一定要事先分派妥当。
工作人员通常都是义工性质, 所以, 总干事的能力很重要, 必须要让他们有做起来很有趣而且受益良多的感觉才行。第二回合的成败, 维系于第一回合(活动) 的气氛,在第一回合时就应预先计算会去第二回合的人数, 并安排下一回合的会场。